こんにちは！デザイナーの荒木です。
LT紹介・第5弾は、より有意義な会議にするための技術「議事録＆ファシリテーション」について発表されたLTを2つご紹介します！
その前に「LTって何？」という方は、ぜひ下記の記事も合わせてご覧ください。
目次：
1. 議事録のコツ
1つ目は「議事録のコツ」についてのLTです。
このLTを発表した社員は、前職で「取引先との商談」で議事録を取っていたとのことで、その際に学んだコツをLTで紹介してくれました。
まず始めに、下記の議事録をご覧ください。
…も、文字文字しいですね（笑）
しかし「どのように議事録を取るか」や「議事録をどう活用するか」などを知らないと、このような形になってしまうのは、あるあるなのかなと思います。
この例のような書き方をしていた結果、前職の上司から色々と指導があったそうです。具体的には
社外とのやりとりだと特に「失礼の無いように丁寧に書かなきゃ」と思ってしまいがちですが、それよりも「完結にスピーディーにまとめる」ことが最も大事とのこと。
また、議事録の内容を充実させるためにも、書くことだけに集中するのではなく「聞き逃してしまっていたら申し訳ございません、次の会議までのToDoを再度確認してもよろしいでしょうか？」など、会議のなかで”何がまだ不明瞭か”を確認することも時には必要だと補足していました。
これらのポイントを踏まえて、先ほどの例を修正したものがこちらです。
これなら会議に参加できなかった人でも、要点を短時間でインプットできますね！
このLTを発表した社員は、UXデザイナーが所属する課の課長なのですが「社内・社外に限らず、読む人のUX（体験）を考えて議事録を取ることが大切」と最後にまとめていました。
もし「議事録をとるのが苦手だな」という方は、まずはこのLTにあるポイントをテンプレート化して議事録を取ってみるのも良いかもしれません。ぜひお試しください。
2. ファシリテーションのコツ
2つ目は「ファシリテーションのコツ」について、私（荒木）が発表したLTを紹介します。
サービスデザイン部でこのLT発表が始まった2021年6月あたりから、個人的に定例・会議・座談会などでファシリテーター（会議などの場で参加者に発言を促したり話の流れをまとめたりする役割）を担当することが増えました。
これまでの実践と、本やラジオでファシリテーションについて自主学習をしながら見えてきたコツとしては、大きく２つあると考えています。
- メンタルや意識（心構え・考え方、緊張との付き合い方）
- テクニック（アジェンダ作成、話し方、時間管理）
その上で、今回紹介するLTでは1番目の「メンタル・意識」の方にフォーカスして発表しました。
このテーマを選んだ理由としては、画像にあるように「ファシリテーションの技術どうこうの前に、緊張するから無理」ということが、ファシリテーションに苦手意識を感じる最初の要因だと思ったからです。
そこで、このLTでは私が勉強のために聞いていた「Facilitation Radio」というラジオで話されていた「緊張について」の内容をベースに、ファシリテーションのコツを発表しました。
コツとしては2つ。前提として「緊張しないのは無理」なため、緊張しないようにするのではなく緊張に備えて下記を意識することが大切とLTではまとめています。
- 緊張していてもファシリテーションできるように「対策」をする
- やっぱり緊張してしまった時の「対処」を考えておく
Facilitation Radio でラジオパーソナリティを務めていらっしゃるお二人はファシリテーションのプロですが、そのおふたりも「何年やっても緊張します」とおっしゃっていました。
私もファシリテーションは顔を知っている社員しかいない会議・ワークショップでやっているにも関わらず、何度やっても身につけているApple Watchから「急に心拍数がとんでもなく上がったけど大丈夫 !?」と心配されています（笑）
ただ、こういった対策・対処を覚えておくだけでパニックになる確率が低くなると身をもって実感しています。もしファシリテーションに苦手意識がある方がいらっしゃいましたら、皆さんもぜひお試しください。
最後に
「議事録＆ファシリテーション」のコツ、いかがでしたでしょうか？
デザイナーというと「絵を描いたり、何か形になるものを作ったりする」というイメージがある方もいらっしゃると思いますが、弊社ではUXデザイナー（体験をデザインする人）として、会議・ワークショップのファシリテーションを強みにしているデザイナーもいます。
また、前職での知識や経験を活かして、今回ご紹介した「議事録の取り方」や、他にもコンテンツSEO・UXリサーチ・webやアプリのディレクションなど、様々な知見・強みをもったデザイナーもいるため、とても刺激＆学びの多い職場です。
もし私と同じように「ブックウォーカーでデザイナーとして働いてみたい」と感じてくださった方は、ぜひ弊社の採用サイトを覗いてみてください。ご応募をお待ちしております！
